막막한 해외전시회 어떻게 준비할까 A to Z - (1)

안녕하세요~

비즈니스 기회를 확대하고 자사를 홍보하기 위해서 가장 효율적인 방법은 해외전시회 참가가 아닐까 생각합니다.

세계 각국의 동종업계 종사자들이 같은 목적으로 한자리에 모여있기 때문에, 

한번의 성공적인 전시회 참여는 자사의 매출을 극대화시킬 수 있는 구심점의 역할을 하기도 합니다. 

실제로 명망있는 해외전시회 참가하게 되면 그 규모에 압도 당하곤 합니다. 

그리고 담당자로서 전시회에 참여하고 있다는 사실에 뿌듯함이 생기기도 하는데요. 

위의 사진은 2017년 일본에서 개최되었던 Gas & Technology 줄여서 Gastech 이라는 오일&가스 산업 전시회때의 사진 입니다.

전세계 오일 가스 종사자들이 한자리에 모여서 자사의 제품을 홍보하고 동종업계 종사자들과 교류하기도 하며 미래를 함께 도모하고 있습니다.

이렇게 전시회의 중요성과 역할에 대해서 간단하게 알아봤는데요. 

그럼 이 중요한 전시회를 어떻게 준비해야 할까요?? 

윗선에서 실무자들에게 전시회 담당해서 해봐! 라고 하면 경험없는 실무자들은 대략 난감 합니다. 

저 또한 역시 레퍼런스가 없는 상황에서 갑자기 전시회 담당자로 지정되어 굉장히 막막했습니다. 

작은 국내 전시도 아니고 해외 전시를 맡게 된 거니까요. 고군분투 하며 5개월동안 전시회를 준비했고 성황리에 마무리하여 

그 성과를 인정받아 올해에도 스페인 전시회 담당자가 되었습니다. 분업화가 아니라 혼자 다 이끌고 가는 상황이었기 때문에 

다 챙겨야 하는 일도 많았지만 또 전체적인 그림을 그려가며 일 했기 때문에 업무 능력도 향상되고 좋은 경험이었던것 같습니다. 

어쨋든 제가 직접 부딪혀 가며 배웠던 것으로 전시회 준비 포스팅을 작성 해보려고 합니다. 

정해진 순서와 규칙은 없지만 기본적인 절차는 있으므로 (지극히 제 주관적인 기준) 이 틀안에서 움직이시면 될 것 같습니다.

큰 순서는 다음과 같습니다.

1.참가전시회 확정 및 등록 

2. 예산안 짜기 

3.부스 컨셉 / 조형물 정하기 

4. 디자인 / 조형물 시안 확정 

5. 조형물 제작 

6. 브로셔/기념품 등 제작 

7.전시회 홍보 메일 돌리기 

8.물품 패킹하여 보내기 

9.출장 계획 / 미팅계획 작성 

10. 부스시공 인스펙션 

11. 전시회 진행 

12. 종료 후 명함 관리/인사 메일 보내기 등의 마무리 

이번 포스팅에서는 1번과 2번에 대해서 살펴보겠습니다. 

1. 참가전시회 확정 및 등록 

우선 자사가 참가할 전시회를 확인한 후 가장 맞는 전시회를 확정하고 등록(입금)을 완료 해야 합니다.

전시회 정보는 코트라사이트에 가면 볼 수 있습니다. 

대형전시회 같은 경우에는 개최일 1년반 전부터 사전 등록을 실시하고 있으므로 할인혜택 및 좋은자리 선정을 위해서 전시회 참가 의사가 확실하다면 

빨리 등록하는 편이 이득입니다. 

참가 업체 등록은 입금 완료가 된 후에 최종 확정이 되므로 입금도 해주시면 우선 전시회 참가의 첫 step을 밟은 것 입니다. 

중간중간 요구하는 서류, 회원가입 등 귀찮은 절차가 많지만 

하나라도 놓치면 추후에 문제가 생길 수 있으므로 웹사이트나 안내글을 꼼꼼하게 읽어 보아야 합니다. 

이때 자사 부스 위치가 어딘지, 크기는 어떤지, 속해있는 구역은 어딘지 등을 잘 확인 해 놓아야 합니다. 

또한 마감기한이 정해져있는 서류들도 많은데 리스트업을 해서 어떤 서류를 언제까지 어디에 내야하는지를 숙지하고 있어야 합니다. 

시간 여유가 좀 있다고 놔버리면 까먹는 경우가 많아지기 때문입니다. 

2. 예산안 짜기 

당사가 지출 가능한 예산 금액을 우선 확인해야 합니다. 

저 같은 경우에는 약 5000만원 정도를 예산으로 받았습니다. 

이 안에서 얼마나 효율적으로 운영을 잘 하는지는 실무자의 역량에 달려있으므로 

이 금액에서 얼마나 좋은 퀄리티를 뽑아 낼 수 있을까에 대한 고민을 많이 하셔야 합니다. 

회사에서는 적은 비용으로 최상의 결과를 도출해 내는 직원을 좋아하니까요.ㅎ 

대략적인 예산을 편성 받았으면 금액을 나눠야 합니다. 참가비 얼마, 부스비 얼마, 출장비 얼마 등등 당연히 변수가 굉장히 많겠지만 어느정도의 기준을 정해놓아야 나중에 대참사를 막을 수 있습니다. 

이때 기준 항목은 대략 1)참가비 2)부스디자인비(3mx6m 부스 디자인+시공 최소 1000만원 예상) 3)조형물 제작 4)기타 브로셔, 기념품 제작 5)물류비 등으로 나눠보시고 회사에 맞게끔 항목을 추가 하시면 됩니다. 

우선 오늘은 전시회의 중요성과 역할, 전시회 참가 방법과 대략적인 예산안 짜는 법을 다뤄봤는데요.

다음포스팅은 본격적으로 부스 컨셉에 대한 이야기를 해보도록 하겠습니다.